玄録

玄録は、秀玄舎の事例を通した、
実践研究の成果をご報告する不定更新の
ビジネスレポートです。

トラブルを未然に防ぐRFP-前編

ベンダー選定プロセスの実行テクニック(後編)

2005.07.25

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 前回は、プロセス1からプロセス3までについての内容、依存関係、進める上でのテクニックをレポートしました。各々のプロセスは、相互に絡みあっており、各プロセスが以降のプロセスへ影響を与えていることが明らかになりました。

 今回は、プロセスの最終段階である、

(プロセス4)ベンダーからのプレゼンテーション
(プロセス5)ベンダー評価
(プロセス6)ベンダーとの契約から発注

について、ベンダー選定プロセスの具体的な内容、プロセス間の依存関係、そして効率的に実行する上でのテクニックをレポートします。

(プロセス4)ベンダーからのプレゼンテーション

 このプロセスでは、提示したRFPに対してのベンダーからプレゼンテーションを受けます。

 RFPに対して期待する提案が出てきているか、やり取りに対する対応は適切か、人間性はどうか、といったベンダー評価していく段階における材料集めの重要なポイントになります。

<プロセス実行テクニック>

★プレゼンテーション会を実施

 必ずベンダー毎にプレゼンテーションの場を設け、ベンダーからの提案、及び提案能力、案件に対する意気込みを判断します。この時点から既に評価は始まっており、提案内容だけではなく、どれだけ深く案件の把握しているか、質問への受け答え、人間性はどうかといった部分を見ることができます。

(プロセス5)ベンダーの評価/決定

 このプロセスでは、RFPに対する提案書、プレゼンテーション内容、その他の材料を元にベンダーの評価、及びベンダーの決定を行います。

<プロセス実行テクニック>

★事前に評価する部分をまとめておく

 ベンダー評価においては、プレゼンのうまい下手や金額だけで判断をしてしまわないように、あらかじめ評価すべき部分について、リスト化しておくと、定性的な評価が実施できます。

 ※ベンダー評価については、次回以降でレポートします

★断りを入れるベンダーにも敬意を払う

 決定したベンダーと契約段階で条件が折り合わなくなり、第二候補のベンダーへお願いをしなくてはいけなくなるケースがあります。また、今後、断りを入れたベンダーへ別の案件で対応をお願いするような場合もありますので、断りを入れる際には丁重に対応するようにします。

(プロセス6)ベンダーとの契約・発注

 このプロセスでは、決定したベンダーとの契約面の調整、及び発注を行います。

 この時点で仕様面や金額面での交渉は、極力減らす努力を前のプロセス内で対応しておけるとスムーズに進めることができます。ベンダー選定の最終の段階であり、スムーズな契約締結、発注行為ができるかどうかがポイントになります。

<プロセス実行テクニック>

★契約時における決定事項を極力減らす

 ベンダーとの契約の段階では、条件面での最終調整という形にしておく必要があります。

 多くの場合、面倒な事柄やお金に関わる事項については、契約のタイミングに全て集めてしまう傾向があります。このため、契約の段階で多くの時間が費やされてしまい、発注が遅れて、スケジュールが延期してしまうといった場合が少なくありません。

 仕様面での調整や金額面での交渉は、提案の段階で消化するようにします。また、契約面で引っ掛かる可能性の高い事項については、事前にRFPに盛り込んでおき、提案の段階で議論ができる形に調整しておくことにより、契約から発注までの時間を少なくできます。