目的をもってツールを使い分けられるようになる。

――先日はプログラムに参加いただきありがとうございました。まず皆さんの現在の業務について教えていただけますか？

中溝さん（以下、中溝）：現在は2つのプロジェクトに関わっています。1つはユーソナーサービスに関わるデータベースの開発運用保守で、ユーソナーのクライアントデータの取り込みやマッピングなどを行います。もう1つは営業、システム、サポート本部と、各部署を横断するSFAの移行プロジェクトを担当しています。

座間さん（以下、座間）：私は名刺ソナーという製品の開発に携わっています。プロジェクトのリリースがひとまず終わって、今は次のリリースに向けて開発しているところです。

三宮さん（以下、三宮）：私は弊社のサイドソナーというサービスと、セールスフォースのパッケージストアに乘っているサービスの保守運用、開発のリソース管理が主な業務です。

庭瀬さん（以下、庭瀬）：私は大きく３つに関わっていて、1つは名刺ソナーの名刺撮影機能開発で、名刺の認識など研究寄りの部分です。2つ目はサイドソナーでコンテンツの保守としてデータのセットを行っています。最近比重が大きいのが3つ目で、名刺ソナーに入っている業界研究というコンテンツです。IT業界の市場動向やどのような会社が属しているかという各業界の情報を集めて見やすい形で提供しています。

――受講が終わって半年ほど経過しましたが、プログラム期間中に学んだことで、今も継続していることや活かされていることはありますか？

座間：WBSガントチャートを使って、業務の状況を可視化できたので、現在も引き続き使っています。最終的にはオムニプランというガントチャートのツールを使うことにしました。プログラム期間中はスプレッドシートの方がカスタマイズ性が高いので使っていましたが。

――座間さんはタスクが多そうなので、スプレッドシートだとメンテナンスがしんどそうですよね。

座間：スプレッドシートでは、とにかく更新作業が大変で。できることに限界があって、作業が滞っていたのですが、ツールを使うと、思ったよりできるようになりました「ここはやるけど、ここはやらない」と分けておいて、完璧ではないものの、ある程度管理できる状態にして、メンバーにも展開すると認識を共有できるようになりました。

三宮：私は担当しているプロダクトで、突発的にこういう機能がほしいとリクエストが毎週出てきて、ほぼ毎月リリースする状態です。優先度や予定の工数など、マストで確認する必要のあるカラムをRedmine上で追加しました。以前、予定工数2日のところが実際は1週間以上かかってしまった部下がてんやわんやになってしまって、改めてチームで事態を可視化する必要性を実感しました。今も、遅れが発生することはありますが「これ、明日までだけど進捗どう？」ってフォローしやすい体制ができましたね。今は新しい改修や不具合の調整をしていますが、次回のリリースには出せないものは優先度を落とすってことが結構あるので、マストのもの、調整できるもの、自分の判断で優先度を落とせるものなど、もう少し細分化して、タスク調整をよりスムーズに行えるようにしていきたいです。随時相談しているものをある程度自分の裁量でできれば工数が多少減らせるかもしれないので。

庭瀬：元々、複数名で取り組んでいたプロジェクトが現在、保守や新機能追加という段階になって、1人で担当しています。もはやPMではなくて自分1人のタスク管理の側面が強いですね。
先日、話をした他社の方から伺った「できなかったならできないなりに、落としどころ、最悪の場合の着地点を予め設定している」という話を参考にしています。ここまでできたら最高、ここまでは最低限、と幅を持たせるようにしました。

学んだことをすぐ現場に持ち帰って実践できることがプログラムの魅力

――プログラム開始当初はどんな研修だと想像していましたか？

座間：話をいただいたときはすごく興味があって、終わったあと自分はどう変わるのか、何かしら変えていきたいという気持ちからスタートしました。プログラムではWBSとか可視化とか現場で具体的に起きていること、実際にやっているものが出てきて、学んで戻って実践、フィードバックと同時進行でできたのがとてもよかったです。ただ時間があまり取れなかったことは心残りですね。

――2週間に１回って結構しんどいんですよね。特に三宮さんはリリースの直前に講座があったので、特に大変そうでした。

三宮：WBSをいじったりする分、元々の業務が減るわけではなかったので難しかったですね。

庭瀬：私はこれまでまともにプロジェクトに入ったことがなくて、プロジェクトマネジメントって何をするものなのか、方法論や何を使うかも知らない状況から始まったので、今回教わったことが今でも自分にとってのPMの100％ですね。０から１って感じです。

プロジェクトマネージャー1人が覚醒するのではなく、チーム全体でマネジメントを実現する。

――プログラムの前と後で、プロジェクトに対する印象は変わりましたか？

庭瀬：プロジェクトの管理対象が私と、まだあまりタスクを持っていない新人の2人だけなのですが、自分のためだけにも整理しておくと安心感が得られますね。ここに積みあがっている課題を片付けると終わりだぞと。

三宮：私は時間の関係上、1人でやるのは難しいなと感じたので、学んだことをチームに持ち帰り、「プロジェクトを管理する上で、何を見る必要があるのか」チームメンバーみんなで同じ目線に立てるような状況を作りました。私がいなくても突発的なタスクが発生したら、チケットを追加してスケジュールを入れられるようにすると、メンバーだけでも回るようになりましたし、休み明けに出社した時に、増えたタスクが一目で分かるようになりましたね。自分1人がマネージャーとして覚醒するのではなくて、チームで分散してマネージメントしようと、いい意味で開き直りました。メンバー自身もその意識を持ってくれたことが、変化かもしれません。

――自分一人ではなくメンバーと全員でマネジメントを機能させる　というのは素晴らしい取り組みですね。

中溝：データベース運用のチームに異動してから、開発系、クライアント系ともに導入支援のグループと一緒に動いているのですが、タスクの洗い出しやスケジュールを引くときに、学んだことを活かしながらチームメンバーと少しずつスキルを高める取り組みをしています。ただ、横断プロジェクトはまだ手が付けられていないんです。コミュニケーション計画も大事だし、タスク管理がまだ追いついていなくて試行錯誤していますが、私一人では立ち行かないのでサポートしてくれる営業支援の人や、サポート本部で営業をやっていた人に協力してもらう体制を作っていこうと考えています。

座間：私もまだ整理ができていなくて、まさにそこを目指しています。三宮さんのところはミーティングの声がよく聞こえるので、理想的だなと思っています。

三宮：仲がいいことは大事にしていますね。元々自分で管轄していたプロジェクトではなく引き継いだものなので、仕様についても自信があったわけじゃなくて、意見が欲しかったのもあります。極力横並びで作り上げる環境にしたいと思っていました。

ロジックと自信をもってステークホルダーと向き合う。

――ここまではプロジェクト内の話をしてきましたが、ステークスホルダーとか、部署や上司など、外に向けて意識していることはありますか？

座間：ガントチャートを使うと「ここは早く進んでいるから前倒しできるけど、ここは予定より時間かかっているので、今要望されている追加の機能は難しいです」という風に、ロジックをもって調整・交渉ができるようになりましたね。プログラム以前は、見せる内容がないので、説得力を持たせられないというところがありました。多分、私としても説明するときの態度として安心感が顕れているのだと思います。受け取る側も「この人はちゃんと理解しているな」って捉えるでしょうし。

庭瀬：私の場合は上長が監督はしているものの、プロジェクトの中に関与していて指示を受けるわけではないので、上長を外部と言ってもいいかもしれません。ガントチャートやプロジェクトの課題管理を見せるわけではなくとも、どこまでできているか、できたら説明しに行くことで安心は得られていますね。

三宮：定例で進捗報告を行う際に、スケジュールの話だけだったところを、個人が進めたい開発について意志を示すようになりました。「工数をこちらに割くと、この程度の影響が出ます」って話せるようになると「それくらいなら進めてもいいよ」と言ってもらえるようになりました。

中溝：SFA移行ってユーザーは営業がメインなので、問い合わせも営業に入るのですが、どれくらいで対応できるか、緊急度が高いかなどを執行役員たちに報告するため可視化できる状態を保っています。

実りの多いプログラムだから、受講の際は時間に余裕を持って

――今後、プログラムの受講を検討されている他の会社の方にアドバイスがあればお願いします。

座間：やはり、受講前にも言われていましたが、予習・復習に時間をとるのが重要だなと感じますね。私たちも途中途中で、宿題を出せなかったことがあって、ある程度まとまった時間を設けないともったいないです。ただ、現行のプロジェクトとリンクさせられることがメリットの１つでもあるので、そのバランスを見ながらですかね。

庭瀬：毎回宿題が出て、提出するとまた別のところの指摘をもらって、どこまでやるんだろう、まだまだだなって気が遠くなるので心が折れないよう頑張ってほしいですね。

三宮：座間さん同様、時間を事前に作っておく必要があることと、自分がプレイングマネージャーとしてやってくのか、それともPMなのか、どちらでもないのか、どこを目指しているのかを事前に考えておくと受講していくなかで見えていくものが変わっていく気がします。